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福建莆田市涵江区征迁档案建档流程
作者:《中国档案报》  来源:《中国档案报》2013年1月3日 总第2403期 第一版  更新时间:2013-1-10

   征迁档案是征地拆迁安置工作中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在征迁工作中形成的文件材料,是今后征迁对象和项目征迁实施单位维护自身利益的重要凭证,也是有关部门处理纠纷、维护公正的重要依据。征迁文件材料收集是否完整、整理是否规范、保管是否安全、利用是否方便,直接关系到征迁工作的顺利推进。福建省莆田市涵江区征迁档案建档流程分为以下7个步骤。
   第一步:加强征迁档案的组织领导
   征迁项目所在的乡镇、街道、管委会、征迁项目指挥部是征迁项目建档工作的责任单位。责任单位要加强对项目征迁建档工作的领导,建立健全征迁档案工作制度,设立征迁档案机构,明确分管领导,指定档案人员;档案人员负责征迁档案的收集、整理、立卷、归档工作;责任单位要设置征迁档案库房或档案专柜,配备必要的设施设备,保证征迁档案实体和信息的绝对安全;在征迁档案整理完毕并经上级档案部门验收合格后,责任单位要及时将征迁档案向档案馆或本单位档案机构移交,并按规定办理移交手续。
   第二步:加强征迁档案的监管力度
   档案部门要依照档案法律法规,切实提高在征迁工作中的档案意识;要采取有效措施,切实监督指导征迁项目建档工作;要通过重点指导和集中培训等方式,切实提高征迁项目档案人员的业务水平;要及时接收征迁档案,建立征迁档案全宗群,集中保管征迁档案;要采取各种形式开发征迁档案资源,为社会依法依规利用征迁档案资源提供服务。
   第三步:明确征迁档案的归档范围
   征迁档案分为征迁对象档案、征迁综合档案、征迁安置项目建设档案、征迁财务档案、征迁对象人员去向管理档案。凡在征迁工作中产生的具有保存价值的各种文件材料,都应收集齐全、完整,做到不缺不漏,任何部门和个人不得以任何理由拒绝归档或者据为己有。
第四步:明确征迁档案的归档要求
归档的征迁文件材料签章手续应完备,不得出现漏盖章、漏签名的现象;要做到字迹清楚、图样清晰、数据准确;文件内容应使用碳素墨水等耐久字迹材料书写,禁用圆珠笔、铅笔或红蓝墨水等不耐久字迹材料书写;照片、录音录像及电子文件应及时配有相应的文字说明、标识和制作人姓名、制作时间,并确保载体的有效性。
   第五步:明确征迁档案的归档时间
   征迁对象档案在征迁手续办结时,要即时收集完整并进行初步立卷,于项目征迁完成阶段任务后3个月内归档;征迁对象人员去向管理档案经收集整理后应即时归档;其他征迁档案在相关事项办结后应即时收集完整并进行立卷,于项目征迁完成阶段任务后6个月内归档。
   第六步:明确征迁档案的整理方式
   征迁档案按户建立,一户一档或一户几档;征迁综合档案和征迁对象人员去向管理档案参照文书档案整理方法整理;征迁安置项目建设档案按照国家项目建设档案管理规定执行;征迁财务档案参照会计档案管理办法办理。
   第七步:加大征迁档案的督查力度
   督查工作由档案部门牵头,定期组织人员对征迁建档工作开展情况进行督查。根据《涵江区项目工作问责暂行规定》第二章第五条和第三章第六条,督查中发现“征地拆迁档案材料未按规定及时进行归档或造成档案材料丢失的”,要“对项目工作有关的单位及人员进行问责”。问责方式分为“书面检查、通报批评、诫勉教育、效能告诫、调整工作岗位、免职”。    (本文由福建莆田市涵江区档案局馆元小宝供稿)

       原载于《中国档案报》2013年1月7日 总第2405期 第二版

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