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论档案知识共享的障碍与对策
作者:贾玲 吴建华 (南京大学信息管理系)  来源:中国档案教育网 http://www.wdjj.cn/info/info_1426.html  更新时间:2012-12-17
   档案知识共享是指经过系统组织、整理的档案知识资源通过各种方式为人们所共同分享的过程。档案知识只有通过共享才能更充分地发挥其作用,因此,应针对档案知识共享的障碍,采取切实有效的措施,促进档案知识共享,从而使档案知识转变为组织或社会的知识财富。
   一、档案知识共享的障碍
   1.档案部门的障碍。知识资源只有共享才能最大限度地发挥它的价值,但档案一直以来的保密性特点导致了档案工作重藏轻用的保守观念始终占据主导地位,阻断了档案部门和利用者之间的有效沟通,成为制约档案知识共享的重要因素。很多档案部门在对外提供利用时都会有所保留,似乎一旦将这些档案及其相关信息外传,就会失去优势地位,使自身利益受到损害。另外,档案部门整体人员知识素养不高,对于现代信息技术的采用相对落后,档案知识共享的手段和途径有限,效率相对较低。
   2.档案用户的障碍。近年来,虽然社会档案意识大为提高,但相比于图书、报纸、网络信息及各类数据库而言,人们对档案信息的选择比仍然较低,更多的人愿意从其他途径获取所需的信息,档案和档案部门的“神秘面纱”并未完全从人们的视线中揭去。此外,档案管理是专业性很强的工作,从事这项工作需要的知识和技能具有较高的专用性,绝大多数查询档案的用户对这些专业知识都不甚了解,初次登门查询档案的利用者可能连对基本的档案查询规定、程序都不清楚,对检索工具也不会使用,更不会用专业术语来表达自己的档案利用需求。正是由于专业知识的缺乏,给认知、传递档案信息造成困难。
   3.沟通交流渠道的障碍。档案知识共享是一个知识分享、传播的过程,是档案馆工作人员掌握的个人知识传递给外部需求者(个人或组织)的过程,这个过程的缺点是严重的信息不对称,造成这种情况的原因就是档案部门与用户之间缺乏足够的沟通交流渠道。从宏观层面来讲,工作人员与利用者缺乏交流沟通,利用者很多问题和要求无法得到及时反馈,利用者提供的信息不能有效转化成档案馆工作有用的显性知识,文档、人员、部门、业务流程和相关事件的知识无法进行有效的交流。从微观层面来讲,在具体提供档案利用时,常常会遇到这样的情况,即利用者对要解决的问题十分清楚,但对解决问题所需要的信息却无法清楚描述和准确定位,此时服务者与利用者的沟通就非常重要。
   二、促进档案知识共享的对策
   1.树立档案知识共享理念。档案只有在利用中才能显现价值,档案工作只有把档案信息在适时的时候以适宜的形式传送给最需要的人,才会体现出工作的意义、实现工作的目的。当前,档案部门亟需做的就是改变以往围绕以档案实体为中心的思维方式和管理方式,形成以利用者为中心的思维方法和管理方式,以档案信息资源共享为目标,大力进行档案信息资源的开发,开展多种形式的档案利用服务,发挥档案部门馆藏丰富的优势。
   2.创新档案服务机制。就整个社会档案系统来说,在知识经济大环境下,档案利用服务的机制应有新的发展,要积极发展档案信息咨询机构、文件中心、档案事务所等商业化档案服务机构。就某个档案部门而言,应从自身的特点与社会的客观需求出发,在不断完善公益性服务的同时,积极开展专业性有偿服务,增强网络环境下档案信息增值服务的能力,强化档案馆的资源优势和效益氛围,改进档案馆知识服务的运作模式,实现管理体制和服务思维的变革。档案部门要经常与外界进行信息交流,使档案管理人员可以及时了解信息需求,推动档案管理,开发档案资源,不断引进和采用新的信息技术,创新档案共享方式,使档案知识共享得以高效开展。
   3.建立档案知识共享机制。一是逐渐改变工作环境和方式,筹建以网络为平台的工作环境,通过搭建先进的信息技术平台和完善的组织结构促进用户和档案馆之间畅通的知识流动,在网上实现工作流程和工作档案的记录与存档,通过严格的授权制度确保不同等级组织人员的档案信息获取权。二是在组织局域网上最大限度地提供档案信息资源,如档案数据库(包括目录级、全文级)、档案知识地图、档案信息查询指南等,借助网络打破档案部门与外部组织的界限,实现跨部门档案知识共享,建立档案知识共建共享机制。
   4.加强档案知识资源建设。一是加强对传统载体档案的数字化加工工作,形成电子文件,同时加强对现代信息技术条件下形成的电子文件的收集、归档;二是加快对馆藏档案的整理、编目,即信息加工、知识编码;三是设立专门档案信息知识加工部门,深度挖掘档案知识内容,建立档案专题数据库、知识库;四是积极研发档案管理系统,集成管理各类档案信息。当然,档案中有相当部分涉及国家、社会组织和个人的秘密、隐私及知识产权,因此,在进行档案知识共享时,必须遵守相关法律法规,不得危害国家的利益、不得妨害档案形成者以及有关单位和个人的正当权益,必须依法开展档案知识共享活动。
   5.建立协作系统。一是档案部门需要与信息技术专家、法律专家、安全专家合作,以解决档案知识共享过程中所可能遇到的档案管理系统的开发与维护问题、知识产权问题、隐私权问题等;二是档案部门需要与网络信息服务商(ISP)服务,以借助ISP的技术优势,促进档案信息服务市场化,提高档案信息服务水平;三是档案部门需要与其他信息资源部门合作,不仅档案部门之间需要信息资源的协调共享,还需要与图书、情报等部门开展跨系统合作,组成一种基于通信网络的国家信息系统,使档案信息发挥更大的社会价值。
 
   参考文献
   1.于元元.知识管理对档案工作的启示[J].档案学研究,2007.2
   2.周媛.基于知识管理原理的档案利用服务研究[J].南京理工大学学报:社会科学版,2010.2
   [注:本文为2010年江苏省档案科技项目《现代档案管理创新模式———档案知识管理研究》(项目编号2010—L09)的阶段性研究成果之一。]
   
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