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新形势下房产档案管理中的悟与路
来源:原载于《中国档案报》2011年10月20日    总第2219期  更新时间:2012-12-11

      随着我国城市化进程的不断深化,城市建设日新月异,房地产开发势头强劲,房地产产权档案形成于产权管理过程中,其数量大,内容涉及面广,多为文字与图表相结合,在为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。但有些房产档案部门在实际管理中重保护、轻利用,致使许多有价值的档案没有得到及时、合理的开发与利用,因此,正确认识并处理档案利用和保护间的关系,加强和规范产权档案管理势在必行。

  房产档案管理中存在的问题

    房产档案的管理工作中,存在一些普遍性问题。一是房产档案的抗风险能力有待提高。受到经济水平的制约和观念等因素的影响,虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防范措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时,房产档案的抗风险能力差的问题就暴露无遗。二是房产档案质量良莠不齐。不同的历史时期的产权档案具有明显的时代特征。在影像技术和计算机信息技术普及之前,房产档案主要是纸质档案,且档案中对于产权的描述过于简单,载体单一。房产档案除了常见的纸质材料外,还应包括拆迁审批用的照片、重要底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的录音材料,以及磁盘、光盘等。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。但在实际工作中,房产档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力,导致房产档案在内容上不够完整,在载体上不够丰富。三是产权档案收集面狭窄。近年来,每当有涉及房地产产权的活动发生,都会产生相应的产权文件资料,除了登记档案之外,还有产权注销登记档案、房地产企业成本接()管档案、房屋拆迁档案等。而档案管理人员很少参与到这些业务工作中,房产档案的收集仅仅局限在登记部门。因此,档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节,否则该归档的产权档案就难以收集齐全。《城市房地产权属档案管理办法》中规定:“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收,不符合要求的,不予归档。”但事实上,由于资料归档是整个权属管理工作流程中最后一个环节,当一宗业务进行到归档环节时,各种审批手续都已经履行完毕,房产证也已经发放出去了。即使档案管理人员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不准确之处时,退还登记人员要求补齐或更正就变得非常困难。另外房产档案中各种文件资料之间的信息、数据是相互关联的,要更正则必须先经过主管领导审查同意后,填报更正表,再将该卷返回到业务部门中的有关工作环节,由经办人员按程序作相应更改,其程序繁琐,工作量大,具体操作起来也很困难。

      解决现存问题的几点建议

    随着社会的发展和进步,房产档案的管理必须与时俱进,亟须做好以下几项工作:提高产权档案的抗风险能力,需要不断提高认识。在股市中,管理客户交易资料采取异地备份的方法以应对不可抗力带来的风险,可采取或借鉴金融或股市方面在这方面的风险控制措施,随着计算机技术的发展和普及,档案的数字化给档案的备份和异地存储提供了可能,做这些工作,需要耗费大量的人力和物力,没有政府的支持是不可能完成的。加强档案工作人员队伍建设,提高房产档案人员的业务能力,规范房产档案管理的程序。档案管理人员是档案利用工作的主体,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全保密负有直接责任,要经常对产权档案人员进行业务培训,培养一支政治素质高、责任心强、业务精通、知识面宽的档案工作队伍。产权档案人员要严格产权登记各业务流程中资料移交手续,保证产权资料的齐全。房产档案人员应该充分利用现有的音像技术,收集产权音像资料,完善房产档案的信息。房产档案人员应主动出击,直接参与业务工作,及时了解业务部门工作动向和工作程序,在保持现有收集渠道稳定的同时,开辟新渠道,做到经常性收集与集中性收集相结合,主动收集与上门收集相结合。规范和简化房产档案的更正办法。对于已经归档的房产档案进行更正时,实际上,只需通过增加附加更正表,在档案备考表中说明更正原因及日期,并根据更正表更正计算机中的信息。逐步完善本单位的档案利用法规制度体系,应制定相应的档案利用规章制度。兼职档案人员应由各职能部门中的懂业务、熟悉工作程序的人员来担任。兼职档案员负责督促承办人员在业务办结后,将材料及时归档,保证材料的完整性。发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最后一站,一定要由业务熟练的工作人员把关,负责核实档案资料,确保资料符合归档要求。
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