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试论档案知识管理的特点
作者:贾玲  周晓林  来源:2012年第1期《档案学通讯》  更新时间:2012-12-6

      21世纪,社会发展进入知识经济时代,知识作为一种重要的生产力要素,在社会经济发展中所起的作用日益突出,知识管理应运而生。档案资源被认为是一种重要的知识资源,从而推动档案管理逐步进入知识管理阶段。在档案知识管理阶段,广泛应用知识管理的理念和技术、方法,将实现以硬性管理为主向以软性管理,以区域性管理向全方位、网络化管理转变,同时注重对档案人员隐性知识的管理。
   一、管理工作内容:管理单位逐步向档案知识元转变
   在档案知识管理阶段,由于对档案知识价值的高度重视及各种知识管理技术的运用,使得档案管理工作内容发生了重大改变。档案管理的重点将不再放在档案实体和档案信息的初步开发,档案管理的单位从档案实体转为档案知识元,通过对档案知识进行组织、存储、交流、共享和创新,构建以满足用户知识需求为目标的灵活的档案知识服务体系,最终达到增强档案机构的生存能力和面对未来的竞争能力的目标。在档案知识管理阶段,传统档案工作内容将发生重大变化。
   第一,在档案收集工作中,强调“新来源观”,即在收集文件资料时,不仅要明确文件的具体形成机构、组织或个人,而且要注重对文件的形成过程及背景信息的收集。新来源观促使档案管理者必须在文件形成之前进行提前控制,并对文件实施全过程管理。
   第二,在档案鉴定工作中,由于文件形态剧变、文件数量剧增“,文件的传统概念和物质形态不复存在,需要鉴定的文件数量过大,而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定更侧重于职能、业务和风险分析,而非文件及其潜在价值”。在这种情况下,宏观鉴定论应运而生。宏观鉴定论“不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准,而是改用更加宏观且相对抽象的‘文件形成机关的社会职能’标准。确实地说,它们使鉴定标准脱离了文件的具体内容,上升为文件形成者的宏观职能,从而使鉴定方式和方法从分散变为集中、由个别变为系统。”可见,宏观鉴定论使鉴定工作内容发生显著变化。这种宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定,从而极大地提高鉴定效率与质量,大量地剔除了没有价值或价值很低的文件,减少了信息污染的程度。
   第三,在档案保管工作中,由于电子文件剧增(我们现在还不好预见未来归档文件是否都是电子文件,但起码可以肯定,未来电子文件在档案总量中将占相当一部分),其保管保护方式与传统载体文件迥然不同,导致保管工作内容发生重大改变,不能用保管纸质档案的方法来保管电子文件。第四,在档案服务工作中,将以提供个性化、灵活化的知识服务为宗旨,以满足用户的知识需求为目标。知识服务要求档案人员从档案保管员变为知识提供者,帮助用户从大量的档案中获取所需信息和知识,因而要把服务工作的重点从信息转移到知识上,从建立数据库转移到建立知识库。
   二、理论研究:基于知识管理重新建构
   在知识管理理论下,档案学研究在知识管理的总体思维框架下构建新的理论研究平台,导致理论研究思考的范围和主题皆与传统档案学研究有所变化。在档案知识管理阶段,将知识创新和知识服务为共同体的理论承诺。理论承诺是“一个学科或一种学说的理论目标或理论追求,它表现为理论给自己规定的研究对象、研究程度,为社会或人生创造的价值与意义等。这种理论承诺不论是明显自觉的,还是隐含自在的,对于任何门类的学科来说都是存在的。”
   在档案知识管理阶段,学术研究更强调对隐性知识与显性知识的挖掘、整合,对档案知识权益的分配与保护,档案人员参与组织创新和为组织提供知识服务等主题。目前,我国档案学者围绕知识经济、知识管理对档案工作的冲击与影响;档案管理如何在知识管理中重新定位;档案部门如何参与知识创新,创建知识服务体系;(数字)档案馆如何实现知识管理和有效地知识组织;企业档案在参与企业知识创新中的价值与作用,以及如何建立档案创新机制等等方面已进行了初步的探讨,这些研究虽不够丰富和成熟,但都认识到在档案工作中实现知识管理的重要性。
   三、管理技术:以现代信息技术为支撑
   知识管理作为一种智能型管理活动,其管理效率在很大程度上取决于信息技术能否有效发挥。Internet、intranet数据仓库、多媒体技术等的出现不仅加快了信息传送的速度,同时使各种信息更加有序,形式更加丰富。档案管理部门应积极开展档案管理的计算机化和网络化建设,并将其应用于档案收集、传输、处理等具体流程,使档案知识的创新更加高效,档案知识共享更为便捷。
   档案知识管理离不开多种技术的支持与保障,不仅仅局限于以计算机技术为核心的信息技术,还包括编辑出版技术、发行技术等,它们是进行内部档案知识传播的重要手段。但是,只有信息技术是档案知识管理得以有效实施的基本前提。信息技术能扩大档案信息获取范围,改进档案信息交流的手段,使档案信息交流以更高效的方式进行。从档案知识管理流程来看,可以用到的技术主要有:在档案知识收集阶段可以采用Intranet、数据仓库、知识库、数据挖掘等技术,在档案知识共享阶段可以采用工作流、文档管理等技术,在档案利用阶段可以采用门户、知识地图、专家定位、搜索引擎等技术。可以说,信息技术是档案知识管理的主要贡献者与促进器,档案知识管理必将大量采用先进的信息技术。
   四、价值取向:强调档案的知识价值
   档案学界对档案知识属性的探讨早已有之,人们认为档案是“知识存贮的一种载体”,“贮存和传播知识的档案财富,无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。随着研究的不断开展,学者们深刻认识到“档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶,它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。”但此时只能说是表达了一种观点,而未能以此去构建学科的理论体系,传统档案学的学科建设即是建立在知识载体的保管和提供利用上。
   当人类社会发展进入知识经济时代,知识成为重要的战略资源,档案的知识属性和知识价值受到了学界甚至是整个社会的重视,有学者提出“全面正确地认识档案知识属性,是科学有效地管理档案这一巨大的社会知识财富和充分发挥它应用作用的必要前提。”英国知识管理大师安妮·布鲁金在他的著作《企业记忆———知识管理战略》中指出,档案资源在知识管理中处于核心地位,知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间。可以预见,如何充分发挥档案的知识价值这一命题,对未来档案学的研究取向将产生重要影响,而在对档案知识属性和知识价值认识的基础上,档案学的学科形象也将被重新定位与设计。
   近年来,档案知识管理作为新的管理模式正逐步成为档案管理工作的一个创新点。综观档案管理的历史发展,档案管理从实体管理、信息管理逐步向知识管理过渡是未来发展的大势所趋,及时开展有关的前瞻性探索与研究是档案管理工作的当务之急。
 
   参考文献:
   [1]冯惠玲,张辑哲《.档案学概论》(第二版)[M].中国人民大学出版社,2006:282
   [2]徐拥军.档案后保管范式与知识管理[J].档案学通讯,2008(2):29
   [3]、[5]丁华东.档案知识管理理论范式的特点与建构探略[J].图书情报知识,2007(4):18-19
   [4]陈兆祦《.档案管理学基础》(第三版)[M].中国人民大学出版社,2005:18
   [6]伍振华.档案的知识特征初探.档案学通讯[J],2002(3)
 
  (作者:贾玲,周晓林 中国矿业大学档案馆,南京大学信息管理系.原载《云南档案》2011年第四期36-37页。)
 

 

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