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新加坡国家档案馆馆长毕观华:关于档案宣传的几点看法
作者:毕观华(  来源:原载于《中国档案报》2011年7月14日    总第2179期    第三版  更新时间:2012-12-6

个人简介
   毕观华先生为新加坡国家档案馆馆长。1983年获新加坡国立大学学士学位;1989年获伦敦大学档案与文件管理硕士;2008年-2010年任国际档案理事会东南亚地区分会主席;2008年-2010年任国际档案理事会执行局成员;1983年7月11日至今在新加坡国家档案馆工作。
   

   让我从一个大家都熟悉的六个盲人与一头大象的故事说起,这是约翰·高德菲(1816-1887)的《盲人与象》:六个印度盲人摸一头大象,有摸着象脚的,有摸着象尾的,有摸着象头的……摸着象耳的盲人认为象好像扇子一样;摸着象牙的认为象好像矛一样;摸着象背的认为象好像堵墙;摸着象脚的认为象像根柱子;摸着象鼻的说象像条绳索;摸着象尾的说象像条蛇。于是这六个印度人开始了长时间的争论,每个人都有自己的看法,不但固执,而且强烈,尽管他们的观点都部分正确,但整体上却是错的。在档案宣传的过程中,我们也应当从这个故事中得到些启示:要达到宏观观点与微观观点的平衡。
  首先谈一谈我对宣传的理解。宣传在很大程度上是为了造成影响而建立的联系。
  我们看下面两段话:“不久以前,档案还被看做是教授、历史学家以及其他专业研究人员才涉足的领域。档案是十分重要的,但却似乎不是普通人需要了解的信息。当然,这种观念已经发生了显著的改变,因为信息技术和档案本身都在过去20年中有了显著的变化。现在,档案在了解思想、信息和创造性的经验方面扮演了十分重要的角色。”“档案有什么影响?档案是如何影响并提高他们的生活、工作和享受的?”
  档案宣传应当包括什么?是档案最终产品的一个或两个方面?或是一个更加平衡的方法来突出档案所扮演的重要角色——它的一些方面可能一贯地单调但却关键,不吸引人但却至关重要,隐居幕后但却影响着幕前。
   在《世界档案宣言》中,我们承诺共同努力,以促使相应的国家档案政策和法律得以通过并施行;所有在业务活动中生成和使用档案的私人或公共团体重视并正确管理档案;给档案管理划拨充足的经费,包括聘请受过培训的专业人士;以正确的方式管理和保护档案,以保证其真实性、可靠性、完整性和可用性;在遵守相关法律并尊重个人、形成者、所有者和利用者权利的前提下,向所有人提供利用档案;利用档案以提升公民的责任意识。
  我对档案宣传的看法有以下几点:一是“管理哲学”,尤其是与推广和发展档案相关的管理哲学;二是需要涵盖“档案的三大支柱”,即选择与征集、保护与保管以及查询与利用;还有一个目标应当是达到“管理最优化”,这包括服务和资源管理两方面。
  让我们从基础说起:有多少人知道并理解档案是什么?这不是我们应当关心的一个主要方面吗?我们应当纠正的错误知觉是否存在?我们是否需要做更多的事来提高公众的档案意识?
  什么是档案?传统的档案是文件、记录,但它们能否记录、保留一个国家的共同记忆?一个档案馆是否可以不包含声像资料?档案工作者是否应该“创造”他们自己的记录——口述历史?档案馆是否可以避免处理数字和电子文件?新媒体是否正在创造档案记录?
  至于档案的重要性,档案工作者自身和一些档案利用者(尤其是历史和政治研究者)已经很好地认识到这一点。那些赞助(资助)档案项目的人怎样?纳税人如何?换句话说,谁是我们的权益相关人?我们在为谁服务?我们应当怎样吸引他们(尤其是那些并不十分了解我们的人)?
  最近,互联网越来越多地渗透我们的生活。档案工作者应当怎样应对互联网的渗透?我们是否将被绕行?我们要奔向“数字时代”,而不是从网络上掉下来。
  档案工作者应当掌握和使用数字技术,提高馆藏档案数字化水平,以便更好地为公众提供便捷服务,提高公众的档案意识。
  在线查询增加了人们对全天候服务的要求和期望,问题是:你是否已做好准备?是否已作出承诺?对方如何?
  面对高速发展的科技和新媒体的不断涌现,档案工作者不要忘记最基础的东西。一些老式的查询目录在电子时代仍然能够发挥作用,不要将他们丢弃。
  一个索引可以在全宗层级上对档案馆藏有一个大概描述,快速浏览将帮助利用者们扩大或缩小搜索范围。
  关于档案征集,我们应提倡什么?现代档案馆不能再仅仅保存纸质档案。为了获得更多的历史档案与国家遗产,我们的征集政策与战略应当反映档案形成与提供利用的多媒体性质。这可能需要重新定义档案与文件、完善法律法规(新角色需要授权)、满足新需要的能力建设(基础建设、技能和知识)以及联网(分担责任,避免资源重复)。
  档案工作者应该不仅是档案的被动接受者,还应当在档案形成过程中扮演积极角色(通过现行文件管理),以“填补空白”。例如从其他途径征集档案(例如私人档案,从地方或海外征集),或是征集视听文件和开展口述历史项目。
  口述历史项目是帮助档案馆征集官方记录(如文件记载)中并不包括的市民感受与记忆的有效工具。这些记录以声像形式存在,提供了信息的不同维度。这也是给少数群体声音并使其成为国家历史一部分的一个重要方法。
  我们需要不断地向利益相关人传递关于档案保护与保管的信息。保护与保管的努力通常需要对充足资源的长期承诺,在对档案保护与保管的管理中采用科技时,档案工作者应当在危机管理和关注科技危险之间取得平衡,档案工作者必须考虑长期利用而不是短期效应或工作便利。
  关于推动档案查询与利用的宣传,档案工作者必须使档案查询便利,建立档案意识并鼓励档案利用,我们也有职业及道德上的义务去保护档案形成者和所有者的利益。
  通过利用,能够认识到检索目录是好是坏,了解档案征集中的空白,使人们了解我们保管档案的范围。
  “第二次世界大战期间南洋华侨机工展”便是一个实例。这是新加坡国家档案馆与中国国家档案局的又一个合办展览。在这次展览中,中国国家档案局和新加坡国家档案馆共同提供了的新的档案记录,分享了口述历史和数字扫描的技术,还强化了档案的重要性。
  “1965-2010新中建交重要里程碑”是两个国家档案馆就反映双边关系的主题再次携手合作,通过档案反映历史,展示了档案征集中图片的重要性,检验了复制品的质量,同时也是培训员工的平台。我们布展时,还在展览中加入了一个小环节,展现幕后工作——为了最终利用,档案是如何得到保存和保管的。
  宣传工作需要360度仔细考虑斟酌。并非只有重要人物的看法才重要,档案馆还应考虑如何能对普通公民和他们的想法产生影响。
  另外,我们还应该提倡其他两个相关的概念:服务和绿色。
  一方面,档案馆要为人民服务,学习雷锋精神,扎实工作,爱岗敬业。就像雷锋所说的,“人的生命是有限的,可是为人民服务是无限的,我要把有限的生命,投入到无限的为人民服务之中去。”
  中国国家档案局杨冬权局长在2010年12月14日提出了“服务先行”战略,即坚持围绕党和国家工作大局开展档案工作,自觉为各级领导服务、为社会各方面服务、为人民群众服务,以服务带动工作发展。
  另一方面,21世纪的档案工作者必须在他们资源管理的各个方面拥有“绿色意识”,建立绿色档案馆:节省能量但不能影响档案馆(档案工作者和馆藏)的安全;方法与战略应当有持续性而不应是短期效应。要强调减少、再利用、再循环和恢复。例如同样的内容要为不同目的的再利用,口述历史内容的再循环(在出版和展览之后),展览展示架的重新利用,利用空白的墙面向参观者介绍档案馆的工作也是提升公众意识的一个经济有效的办法。
  我们为什么提倡减少浪费?首先,档案馆的预算经费通常不是很多;其次,档案工作是长期的,可持续性是成功的关键因素;第三,档案内容为多种目的服务的调度、调配是这项工作的一个自然过程。
  同时,我们还应当提醒档案工作者践行公共责任感,作为资源的管理者,不要浪费纳税人的钱,要保证公正且坚定。
  最后,我再次强调,永远不要小看宣传的力量。
                                       (张轶哲 编译)

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